WordPressで「抽選」でのイベント予約制作を検討⇒結局、メール配信サービスを利用する決断にした件

お客さんから、「イベントの予約フォーム制作」の依頼が来た。

実は去年もやったのですが

1日の定員1000人規模のイベントを、土日2日間。

ただし、コロナの影響で「入場時間を指定して(30分ごとに定員を設けて)の予約制」。

去年の実施内容は

●ワードプレスの予約フォームプラグインで
●日時と定員を設けて受け実施

という感じでやりました。

この時のコツは「開始時間は非公表(こっそり受付を開始する」こと。(自分がやったのは、明け方5~6時くらいに予約ページ公開)

そうしないと、例えば「午前9時から受付開始します!」ってやろうものなら、その時間になると急にアクセスが集中してサーバが一気にダウンしてしまうので、運営者さんは要注意です。

少しでもアクセスを分散させるためには、「(日にちは指定しても、)時間までは指定するな」これが鉄則です。(悲しいかな。苦笑)

もちろん、去年はこれでサーバがダウンすることはなく、無事受付も終了しました。

しかし、これはこれで問題があります。

早朝にこっそり受付ページを公開したため、

「いつ受付開始されたかわからなかった」
「サイトにアクセスしたときには、もう満席で予約できなかった」

というご意見もたくさん頂戴したのです。(実際、朝9時前には全ての時間帯が満席になってた)

サーバダウンを回避して、なおかつ予約受付時間を事前に公開する。

この2つを満たすには「先着」ではなく「抽選」にするしかない、という結論に至り、色々奮闘した物語です。

1.ワードプレスの予約プラグインを使うか?

まず取り掛かったのは、「抽選予約」が出来るプラグインを探してみる。

しかし、「予約制プラグイン」は、どれも先着順

つまり定員に達したら、予約が「満席」になる仕組みだ。

これだと「抽選」はできない。(抽選にするには、いったん全て受け付けて、後日「当落通知」を送らなければいけないので)

2.問い合わせフォームとExcelを駆使してみるか?

次に考えたのは

【1】問い合わせフォームで予約を募る
【2】エクセルで当落を設定して、ExcelVBAで配信のプログラムを組むか・・・

【1】は出来ると思うんだけど、問題は【2】。
つまり、当選者には少しずつ相手によって中身を微妙に変えて送信しなければいけない。

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こんにちは●●さん

あなたの予約番号は▼▼です。

入場日時は■■です。

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あと、落選者にも「落選しました通知」をちゃんと送らなければいけない。
(そうしないと、落ちたのか、まだ通知が来てないだけなのか、ユーザは判断できないため。)

数十人~数百人規模のイベントならまだしも

今回のように、2日で2000人(当選者)+落選者数千人を

ちょっとずつ変えて送るのプログラムを組まなければいけないし、

そもそも、これほどの人数の一括送信はOutlookでは送れない仕組みになっている。

Gmailとかでも、500人を超えて送信すると数時間~1日程度、利用できなくされてしまう。

3.メール配信サービスを使う

ということで、タイトルにもある通り、

「抽選」での予約サイトを作りたい場合は、

メルマガなどでもお馴染みな「一括メール配信サービス」を使うのが多分「最も無難で安全」だと思われる。

利用料金は、いくつかの会社を調べてみたけど、だいたい月々3000~4000円が相場といったところ(※初期費別)。

ただし、単月で契約できるので、例えば「3か月だけ使いたい」って場合は4000円×3か月=1万円ちょっとで済む(※初期費別)。

独自にドデカいサーバを用意することを考えたら、個人的にはリーズナブルな買い物だと思う。(サーバって基本的に年間契約だし)

※探せばもっと安いところはあるかもしれないが、あまり安いところはサポートが充実していない(つまりほったらかし)場合が多いので、よほど詳しい人以外はオススメできないです。使っているときに、どうしてもスタッフさんに相談したいことはしばしば発生するし、即座に回答してくれると本当に助かるので。

やり方

受付から、配信までの主な流れはこうだ。

1.問い合わせフォームプラグイン(例:MW WP Form)などで、受付フォームを作成⇒受付開始

2.「1」のデータを、CSVでエクスポート

3.「2」のデータで「当選者」と「落選者」に振り分け

4.【当選者】メール配信サービスに「当選者」データをインポート⇒定型文を作る⇒配信

例:イベント当選のお知らせ
こんにちは{name1}様
予約ID{id}
参加日時{day}{time}
この度は、イベントの参加申し込みありがとうございました。厳選なる抽選の結果、上記の日程で当選いたしました。当日はこのメールを受け付けで提示してください

5.【落選者】メール配信サービスに「落選者」データをインポート⇒定型文を作る⇒配信

例:イベントの抽選結果
こんにちは{name2}様
この度は、イベントの参加申し込みありがとうございました。厳選なる抽選の結果、まことに残念ではございますが、落選となってしまいました。興味を持ってお申込みをいただきましたのに、お断りせざるを得ない状況になり、本当に申し訳ございません。また次回イベントを開催の際には、改めてご案内させていただきます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。


だいたいこんな感じですかね

 

▼【参考】あわせてご覧ください

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